Cookies og privatliv

Denne privatlivs- og cookiepolitik beskriver, hvordan INILAB ApS behandler personoplysninger og anvender cookies og lignende teknologier på inilab.dk og i forbindelse med virksomhedens øvrige aktiviteter.

Politikken gælder for besøgende på hjemmesiden, kontaktpersoner hos kunder, leverandører og samarbejdspartnere, potentielle kunder, ansøgere og andre personer, der er i kontakt med INILAB ApS.

1. Dataansvarlig

INILAB ApS er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der beskrives i denne politik, medmindre andet fremgår af en konkret aftale, databehandleraftale eller særskilt oplysning.

INILAB ApS
CVR 41959533
Abildvej 5A
DK-5700 Svendborg
Email: mail@inilab.dk

INILAB ApS driver også aktiviteter under binavnet IN FACT Kommunikation & webdesign.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

INILAB behandler kun personoplysninger, når det er relevant, sagligt og nødvendigt i forhold til et konkret formål.

Afhængigt af relationen kan vi behandle følgende kategorier af oplysninger:

• navn, titel, virksomhed, organisation eller arbejdssted
• e-mailadresse, telefonnummer og øvrige kontaktoplysninger
• oplysninger i henvendelser, mødebooking, korrespondance og kundedialog
• oplysninger om aftaler, projekter, leverancer, fakturering og samarbejde
• tekniske oplysninger, herunder IP-adresse, browser, enhedstype, operativsystem, logdata og besøgsadfærd på hjemmesiden
• oplysninger i CV, ansøgninger, portfolio, LinkedIn-profil eller anden rekrutteringsrelevant dokumentation, hvis du søger arbejde eller samarbejde hos os
• oplysninger, som indgår i support-, udviklings-, analyse-, hosting- eller driftsopgaver, i det omfang det er nødvendigt for den konkrete opgave

Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger, medmindre det er nødvendigt, lovligt og relevant i en konkret sammenhæng.

3. Formål med behandlingen

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

• at kunne besvare henvendelser og kommunikere med dig
• at kunne indgå, administrere og opfylde aftaler med kunder, leverandører og samarbejdspartnere
• at kunne levere rådgivning, udvikling, hosting, support, drift, datarelaterede ydelser, AI-relaterede ydelser og øvrige digitale tjenester
• at kunne fakturere, bogføre og opfylde regnskabs- og dokumentationskrav
• at kunne sikre drift, sikkerhed, fejlsøgning og vedligeholdelse af hjemmesiden og vores systemer
• at kunne forbedre hjemmeside, brugeroplevelse, kommunikation og fagligt indhold
• at kunne håndtere rekruttering og potentielle samarbejder
• at kunne dokumentere aftaler, beslutninger, leverancer, samtykker og compliance-forhold
• at kunne overholde gældende lovgivning, kontraktlige krav og relevante sikkerhedsforpligtelser

4. Behandlingsgrundlag

Behandlingen af personoplysninger sker efter de relevante bestemmelser i databeskyttelsesforordningen.

Afhængigt af situationen kan behandlingsgrundlaget være:

• aftale eller forberedelse af aftale, når vi behandler oplysninger for at levere ydelser, håndtere tilbud, aftaler, projekter eller kundedialog
• retlig forpligtelse, når vi behandler oplysninger for at overholde bogførings-, skatte-, regnskabs-, dokumentations- eller andre lovkrav
• legitim interesse, når vi behandler oplysninger som led i almindelig B2B-kommunikation, kundeadministration, sikkerhed, dokumentation, forbedring af ydelser eller beskyttelse af rettigheder
• samtykke, når vi anvender ikke-nødvendige cookies, sender visse former for markedsføring eller behandler oplysninger i andre situationer, hvor samtykke er påkrævet

Et samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket før tilbagetrækningen.

5. Besøgende på hjemmesiden

Når du besøger inilab.dk, kan vi behandle tekniske oplysninger om din enhed, browser, IP-adresse, besøgstidspunkt og brug af hjemmesiden.

Formålet er at kunne drive hjemmesiden sikkert, vise indhold korrekt, forebygge misbrug, analysere tekniske fejl og forbedre hjemmesidens funktionalitet og relevans.

Nødvendige tekniske oplysninger behandles typisk på baggrund af INILABs legitime interesse i at drive en sikker og velfungerende hjemmeside. Ikke-nødvendige cookies og lignende teknologier anvendes kun på baggrund af dit samtykke.

6. Kontaktformularer, email og kundedialog

Når du kontakter INILAB via e-mail, formular, telefon, mødebooking eller anden kommunikation, behandler vi de oplysninger, du giver os, samt de oplysninger der er nødvendige for at besvare henvendelsen og følge op på dialogen.

Hvis henvendelsen vedrører en mulig eller eksisterende aftale, behandler vi oplysningerne for at kunne forberede, indgå eller opfylde aftalen. I andre tilfælde behandles oplysningerne typisk på baggrund af INILABs legitime interesse i at kunne kommunikere professionelt og relevant med kunder, samarbejdspartnere og andre relationer.

7. Kunder, leverandører og samarbejdspartnere

INILAB behandler oplysninger om kontaktpersoner hos kunder, leverandører, offentlige kunder, forskningspartnere, projektpartnere og øvrige samarbejdspartnere.

Det kan omfatte navn, titel, arbejdssted, kontaktoplysninger, rolle i projektet, kommunikation, mødenotater, aftaledokumenter, faktureringsoplysninger, dokumentationskrav og oplysninger, der er nødvendige for projektstyring, support, drift, sikkerhed og samarbejde.

Formålet er at administrere relationen, levere aftalte ydelser, dokumentere beslutninger og opfylde kontraktlige, regnskabsmæssige og lovmæssige krav.

8. Forsknings-, udviklings- og tilskudsprojekter

Hvis INILAB deltager i forsknings-, udviklings-, demonstrations-, innovations- eller tilskudsfinansierede projekter, kan vi behandle personoplysninger om projektparter, kontaktpersoner, deltagere, rådgivere, evaluatorer, bevillingsgivere og andre relevante aktører.

Formålet kan være projektadministration, dokumentation, afrapportering, revision, tidsregistrering, budgetopfølgning, kommunikation, sikkerhed, databehandling, publicering og opfyldelse af projekt-, konsortie- eller bevillingsvilkår.

Behandlingen sker typisk på baggrund af aftale, retlig forpligtelse eller legitim interesse, afhængigt af den konkrete rolle og projektstruktur.

9. Rekruttering

Hvis du søger arbejde, praktik, freelanceopgaver eller andet samarbejde hos INILAB, behandler vi de oplysninger, du sender til os, herunder navn, kontaktoplysninger, CV, ansøgning, portfolio, uddannelse, erfaring, referencer og eventuelle links til professionelle profiler.

Formålet er at vurdere din henvendelse og gennemføre en rekrutterings- eller samarbejdsproces.

Oplysninger fra rekrutteringsprocesser slettes som udgangspunkt senest 6 måneder efter afsluttet proces, medmindre du har givet samtykke til længere opbevaring, eller der er et sagligt behov for længere opbevaring.

10. Cookies og lignende teknologier

INILAB anvender cookies og lignende teknologier på inilab.dk.

Cookies er små tekstfiler, der gemmes på din enhed, når du besøger en hjemmeside. Cookies kan blandt andet bruges til at få hjemmesiden til at fungere, huske dine valg, måle trafik, forbedre brugeroplevelsen eller understøtte markedsføring.

Vi anvender cookies til følgende overordnede formål:

• Nødvendige cookies, som får hjemmesiden til at fungere teknisk og sikkert
• Præferencecookies, som husker dine valg og indstillinger
• Statistikcookies, som hjælper os med at forstå, hvordan hjemmesiden anvendes
• Marketingcookies, som kan bruges til at vise relevant indhold eller måle effekten af kommunikation og kampagner

Nødvendige cookies kan anvendes uden samtykke, fordi de er nødvendige for, at hjemmesiden kan fungere. Præference-, statistik- og marketingcookies anvendes kun, hvis du har givet samtykke.

11. Cookiebot/Cookiebot CMP

INILAB anvender Cookiebot/Cookiebot CMP til håndtering af cookies og samtykker på hjemmesiden.

Cookiebot bruges til at:

• scanne hjemmesiden for cookies og lignende teknologier
• kategorisere cookies efter formål
• vise et samtykkebanner til besøgende
• dokumentere og gemme cookie-samtykker
• give brugeren mulighed for at ændre eller trække sit samtykke tilbage
• generere en opdateret cookie-erklæring

Du kan til enhver tid ændre eller trække dit cookie-samtykke tilbage via Cookiebot-widgetten eller linket til cookieindstillinger på hjemmesiden.

Klik på Cookiebok-ikonet nederst til højre.

Hvis Cookiebot-erklæringen er indlejret på siden, vil den vise de konkrete cookies, der anvendes på inilab.dk, herunder formål, udbyder, kategori og udløbstid.

12. Samtykke til cookies

Når du besøger inilab.dk første gang, bliver du mødt af et cookiebanner, hvor du kan acceptere, afvise eller tilpasse brugen af cookies.

Du kan vælge mellem de relevante cookiekategorier og kan senere ændre dit valg. Det skal være lige så let at trække samtykke tilbage som at give det.

Hvis du afviser ikke-nødvendige cookies, kan du stadig bruge hjemmesiden, men enkelte funktioner, statistik eller tredjepartsindhold kan være begrænset.

13. Tredjepartsindhold og eksterne tjenester

Hjemmesiden kan indeholde eller anvende tredjepartstjenester, for eksempel analyseværktøjer, hostingtjenester, sikkerhedsværktøjer, kort, videoafspillere, formularværktøjer, skrifttyper, sociale medier eller andre tekniske integrationer.

Sådanne tredjepartstjenester kan behandle personoplysninger som selvstændige dataansvarlige eller som databehandlere, afhængigt af den konkrete tjeneste og opsætning.

Ikke-nødvendige tredjepartstjenester, der anvender cookies eller lignende teknologier, aktiveres som udgangspunkt først, når du har givet samtykke.

14. Databehandlere og modtagere

INILAB kan dele personoplysninger med betroede leverandører og samarbejdspartnere, når det er nødvendigt for de formål, der er beskrevet i denne politik.

Det kan blandt andet omfatte:

• hosting- og cloudleverandører
• IT- og sikkerhedsleverandører
• e-mail-, kalender- og kommunikationsværktøjer
• bogførings- og administrationssystemer
• analyse- og cookiehåndteringsværktøjer
• rådgivere, revisorer og juridiske rådgivere
• offentlige myndigheder, hvis vi er forpligtet til det

Når leverandører behandler personoplysninger på vegne af INILAB, sker det på grundlag af databehandleraftaler eller tilsvarende aftalemæssige sikkerhedsforanstaltninger.

15. Overførsel til tredjelande

INILAB tilstræber at anvende leverandører og databehandling inden for EU/EØS, hvor det er praktisk og relevant.

Hvis personoplysninger overføres til lande uden for EU/EØS, sker det kun, når der er et gyldigt overførselsgrundlag, for eksempel EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, en tilstrækkelighedsafgørelse eller andre relevante sikkerhedsforanstaltninger.

16. Opbevaring og sletning

INILAB opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for de formål, de er indsamlet til, og så længe der er et lovligt grundlag for opbevaringen.

Som udgangspunkt gælder følgende:

• oplysninger i almindelig kundedialog opbevares, så længe der er en aktiv relation eller et sagligt behov for dokumentation
• aftale-, faktura- og bogføringsmateriale opbevares i overensstemmelse med bogføringslovens krav
• support-, drifts- og sikkerhedslogfiler opbevares i det tidsrum, der er nødvendigt af hensyn til sikkerhed, fejlsøgning, dokumentation og aftalte serviceforpligtelser
• oplysninger fra rekruttering opbevares som udgangspunkt i op til 6 måneder efter afsluttet proces, medmindre andet er aftalt eller samtykket til
• cookie-samtykker opbevares i det omfang, det er nødvendigt for at dokumentere samtykke og administrere dine valg

Oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav, eller hvis lovgivning kræver det.

17. Sikkerhed

INILAB arbejder med passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, misbrug, ændring, offentliggørelse eller sletning.

Foranstaltningerne kan blandt andet omfatte adgangsstyring, rettighedsbegrænsning, logging, backup, kryptering, opdateringer, leverandørstyring, sikker kommunikation, intern fortrolighed og løbende vurdering af risici.

Sikkerhedsforanstaltningerne tilpasses oplysningernes karakter, behandlingens omfang og de risici, der er forbundet med behandlingen.

18. Når INILAB er databehandler for kunder

I nogle opgaver behandler INILAB personoplysninger på vegne af en kunde, for eksempel ved hosting, support, systemdrift, udvikling, test, migration, analyse eller adgang til kundens systemer.

I sådanne tilfælde er kunden typisk dataansvarlig, og INILAB er databehandler. Behandlingen reguleres af en databehandleraftale mellem kunden og INILAB.

Denne privatlivspolitik erstatter ikke en databehandleraftale og beskriver primært de behandlinger, hvor INILAB selv er dataansvarlig.

19. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til de personoplysninger, vi behandler om dig.

Du kan blandt andet have ret til:

• indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• berigtigelse af urigtige oplysninger
• sletning af oplysninger
• begrænsning af behandling
• indsigelse mod behandling
• dataportabilitet, hvor reglerne giver ret til det
• at trække samtykke tilbage, hvis behandlingen er baseret på samtykke

Rettighederne kan være begrænset af lovgivning, hensyn til dokumentation, sikkerhed, kontraktforhold eller andres rettigheder.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os via kontaktoplysningerne i punkt 1.

20. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med INILABs behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os, så vi kan forsøge at finde en løsning.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
datatilsynet.dk

21. Ændringer af politikken

INILAB kan opdatere denne privatlivs- og cookiepolitik, hvis vores behandlinger, hjemmeside, cookies, leverandører, ydelser eller lovgivningen ændrer sig.

Den til enhver tid gældende version offentliggøres på inilab.dk.